5 nejlepších technik prioritizace, které budete určitě potřebovat

Dosáhnete-li ve firmě vedoucí pozice, začnete čelit zvýšené odpovědnosti a tlaku z hlediska různých aspektů. Od udržování pozitivní pověsti až po každodenní správné stanovení priorit úkolů a funkcí.

Schopnost stanovit si priority se může zdát jako jednoduchá a dostupná dovednost. Pro produktové manažery a projektové manažery bez zkušeností to však může být skutečnou příčinou neúspěchu.

Naštěstí existují účinné techniky prioritizace, jejichž cílem je pomoci vypořádat se s různými hierarchiemi a definovat naléhavé, důležité, nezbytné a potřebné položky. Určitě vám pomohou, pokud potřebujete určit priority pro úkoly, cíle, požadavky a funkce vašeho projektu.

Obsah

Co je to prioritizace?

Prioritizace v jakémkoli podnikání obvykle znamená dělat věci nejdříve. Prioritizace jako proces řízení spočívá ve vyhodnocení řady položek a jejich seřazení podle naléhavosti a důležitosti. Prioritizace obvykle určuje rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem v jakémkoli organizačním projektu. Mnoho firem jí však nevěnuje dostatečnou pozornost.

Prioritizací úkolů, obchodních cílů, funkcí produktu nebo požadavků zvýšíte úspěšnost projektů. Tento proces urychluje myšlení na realizaci a firemní kulturu.

Prioritizace v produktovém/projektovém managementu

Jedním ze základních artefaktů, které se používají při agilním vývoji softwaru, je produktový backlog. Produktové týmy jej sestavují jako zdroj příběhových bodů nebo úkolů, které musí být dokončeny v následujícím sprintu. Před zařazením do backlogu musí být každý úkol (nebo jakákoli položka) prioritizován, aby se definovalo, co vypadá nejrozumněji nebo přináší největší hodnotu.

Dovednost řídit priority navíc rozhodně pomáhá při řešení problému Scope Creep, kdy se snažíte optimalizovat a zachránit své projekty.

5 nejlepších technik prioritizace pro jakýkoli účel:

Spoléhání se na instinkt často vystavuje projekt riziku. Proto by produktoví a projektoví manažeři, kteří jsou obvykle zodpovědní za stanovení priorit úkolů v backlogu, měli neustále posilovat své odborné dovednosti a znalosti o sílu populárních prioritizačních technik a frameworků.

Představujeme vám seznam nejběžnějších prioritizačních technik a metod, které se vám v roce 2020 rozhodně budou hodit.

Po stručném popisu každé metody uvedeme naše subjektivní hodnocení, jak jednoduchá či složitá metoda je, a seřadíme je do hvězdiček

MoSCoW

Jeden z nejpopulárnějších v prostředí projektového řízení a nejjednodušších přístupů k prioritizaci produktů tvoří zkratka, která kombinuje čtyři kategorie priorit: Must, Should, Could a Would (or Won’t).

Pomocí této metody můžete snadno vyhodnotit relativní důležitost každého úkolu. MoSCoW je stejně populární jak mezi společnostmi, které používají agilní postupy vývoje softwaru, tak mezi týmy zaměřenými na vodopád.

Technika nabízí rozdělení všech bodů příběhu do následujících kategorií:

  • „Must“ se týká povinných položek. Když je opustíte, aktuální sprint s největší pravděpodobností selže.
  • „Should“ představuje položky, které je skvělé mít, ale nemají nejvyšší prioritu. Nemají velký vliv na dodání, nicméně musí být realizovány.
  • Položky „Could“ představují zásadní vylepšení malého rozsahu. Nevyžadují značné zdroje a jejich absence nebude mít významný vliv na vydání.
  • „Would“ se týká položek s nejnižší důležitostí. Můžete je snadno vynechat nebo přeřadit do budoucích vydání.

Výhody MoSCoW:

  • Provozní nenáročnost a jednoduchost.
  • Metoda nevyžaduje hluboké porozumění ani složité výpočty.
  • Podporuje vzájemné porozumění mezi týmem a zainteresovanými stranami.
  • Rychlé a transparentní plánování.

Nevýhody metodyMoSCoW:

  • Nedostatečné zaměření na velkou perspektivu.
  • Slabá konzistence implementace.
  • Metoda nezavádí posloupnost úkolů a postrádá plánování.

Jednoduchost:

Matice hodnoty vs. složitosti

Tuto odlehčenou metodiku hojně využívají produktoví a projektoví manažeři k hodnocení funkcí na plánu produktu. Hodnota vs. složitost vyžaduje vyvážený přístup k obchodním a technickým aspektům vývoje.

Rámec je založen na Eisenhowerově matici, kde jsou funkce rozděleny do čtyř kvadrantů se dvěma rozměry: hodnotou a složitostí. Podle této techniky se nejprve provádějí úlohy s největší hodnotou a nejmenší složitostí.

Eisenhowerova matice

Produktový tým odhaduje hodnotu funkcí a kritéria jsou definována týmem libovolně. Mohou představovat zapojení zákazníků, udržení zákazníků, potenciál pro získání zákazníků, poptávku na trhu, očekávané příjmy atd.

Tým odhaduje celkové náklady na funkci a představuje je jako zástupce Složitosti nutné k její realizaci.

Výhody porovnání hodnoty a složitosti:

  • Není třeba provádět podrobné výpočty.
  • Pokročilá flexibilita.

Value vs Complexity nevýhody:

  • Subjektivní povaha.
  • Metoda vypadá poměrně časově náročně pro velké produktové týmy s rozsáhlými funkcemi produktu.
  • Vyžaduje vysoké náklady na koordinaci.

Jednoduchost:

Kano model

Technika vychází z různých úrovní spokojenosti uživatelů s vlastnostmi a chováním produktu. Autorem metody je japonský výzkumník Noriaki Kano, který její model popsal v 80. letech 20. století.

Existují různé způsoby implementace Kano modelu. Jedna z verzí nabízí rozdělení položek uživatelského backlogu podle následujících kritérií: Musí být, Atraktivní, Jednorozměrné, Lhostejné a Obrácené.

Technika, která je založena na spokojenosti uživatelů, vyžaduje před stanovením priorit provedení průzkumů a rozhovorů s uživateli.

  • Funkce Must-be – zákazník považuje produkt za funkční, pouze pokud jsou tyto funkce obsaženy.
  • Jednorozměrné funkce nejsou pro práci „povinné“, ale zákazníkům se jeví jako velmi žádoucí.
  • Atraktivní funkce mají za cíl přidat další uspokojení. Jsou typicky neočekávané, ale příjemné.
  • Indiferentní funkce mají nejmenší možný dopad na spokojenost zákazníků a ve skutečnosti nemají žádnou hodnotu.
  • Obrácené funkce jsou nejvíce obtěžující. Obvykle mají negativní vliv na spokojenost zákazníků.

Výhody modelu Kano:

  • Zvýraznění silných a slabých stránek produktu.
  • Rozřazení vlastností produktu podle jejich hodnoty.
  • Možnost specifikovat vhodnost produktu v rané fázi vývoje.
  • Stálá zpětná vazba od uživatelů.

Nevýhody modelu Kano:

  • Žádné podrobnosti o potřebných zdrojích.
  • Model nezohledňuje čas a náklady.
  • Časově náročná praxe.
  • Omezení názory zákazníků.
  • Nutnost projednávat všechny technické koncepce zvlášť.

Jednoduchost:

Prioritizace ICE

Model prioritizace skóre ICE je koncept popsaný Seanem Ellisem. Chcete-li použít bodové hodnocení ICE, musíte vypočítat skóre pro každý nápad podle vzorce:

ICE = Impact* Confidence* Ease

kde:

  • Impact ukazuje, jak moc daný nápad pozitivně ovlivňuje klíčovou metriku, kterou se snažíte zlepšit.
  • Confidence ukazuje, jak moc jste si jisti Impactem. Určitým způsobem také odráží snadnost implementace.
  • Snadnost ukazuje snadnost implementace.

Podle metody hodnotíte hodnoty na relativní stupnici 1-10, abyste žádnou z nich nepřevážili. Můžete si zvolit, co 1-10 znamená, pokud hodnocení zůstane konzistentní.

Výhody metodyICE

  • Vhodný formát matice
  • Metoda je užitečná pro roztřídění úkolů, které je třeba realizovat, ale soutěží o stejné zdroje.
  • Metoda umožňuje, aby se nejlepší nápady dostaly na vrchol, ať už přišly odkudkoli.

Nevýhody metodyICE

  • Redundantní subjektivita.
  • Tentýž prvek může být stejným člověkem v různém čase hodnocen různě.
  • Když lidé hodnotí prvek k testování, všichni jej budou hodnotit různě.

Jednoduchost:

Prioritizace RICE

Technika RICE se jeví jako poměrně časově náročný, ale vyvážený přístup k prioritizaci vyspělých produktů. Tato metoda rate-scoring zahrnuje výpočty, proto ji nelze považovat za jednoduchou. Kromě toho není použitelná v každém případě prioritizace.

RICE umožňuje efektivním týmům podrobný pohled na produkt z různých stran. Reach (dosah), Impact (dopad), Confidence (důvěra) a Effort (úsilí) – faktory pro odhad každé funkce zvlášť.

  • Reach (dosah) ukazuje, kolik lidí je schopno ji použít v určitém časovém období. Tento parametr se hodnotí pomocí metrik Denní nebo Měsíční aktivní uživatelé.
  • Dopad vyjadřuje přínos funkce k celkové propagaci produktu.
  • Důvěra přichází na pomoc, když Pokud si myslíte, že by projekt mohl mít velký dopad, ale nemáte k dispozici data, která by to potvrzovala. Pomáhá vám odhadnout, nakolik jste si jisti přínosem dané funkce.
  • Úsilí demonstruje čas, který produktovému a inženýrskému týmu zabere. V závislosti na potřebách se odhaduje jako počet „člověkoměsíců“, týdnů nebo hodin.

Je třeba vzít navržené funkce, ohodnotit každou z nich pomocí kritérií Reach (dosah), Impact (dopad), Confidence (důvěryhodnost) a Effort (úsilí) a na základě získaných bodů rozhodnout, které funkce budou vyřazeny. Vzorec vypadá takto:

RICE= Reach*Impact*Confidence/Effort

Čím větší je míra, tím vyšší je priorita.

Výhody RICE:

  • Poskytnutí komplexního obrazu.
  • Relevantní metriky a čísla.
  • Považování uživatelské zkušenosti za velmi důležitou.

Nevýhody RICE:

  • Model je časově náročný.
  • Dostatek výpočtů.
  • Záleží na datech, která nemusíte mít k dispozici.
  • Není vždy jasné, kdo to má na starosti.

Jednoduchost:

Při použití některé z těchto metodik určování priorit se společnosti naučí, že stanovování a změny priorit jsou nezbytnou součástí organizačního života.

Pokud jsou rámce prioritizace zavedeny efektivně, zásadně mění společnosti, ale pouze v případě, že se vrcholový management vypořádá s těžkými volbami.

Které techniky prioritizace jste použili vy? Byla vaše zkušenost úspěšná?

.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.