Top-5 prioritási technika, amire mindenképpen szüksége lesz

Amikor vezetői szerepet tölt be a vállalatnál, több szempontból is extra felelősséggel és nyomással kell szembenéznie. A pozitív hírnév fenntartásától kezdve a feladatok és funkciók helyes napi rangsorolásáig.

A prioritások felállításának képessége egyszerű és elérhető készségnek tűnhet. A termékmenedzserek és a tapasztalatlan projektmenedzserek számára azonban ez valódi kudarcot okozhat.

Szerencsére léteznek hatékony priorizálási technikák, amelyek célja, hogy segítsenek a különböző hierarchiák kezelésében és a sürgős, fontos, szükséges és szükségszerű elemek meghatározásában. Ezek mindenképpen hasznosak lesznek, ha meg kell határoznia a projektfeladatok, célkitűzések, követelmények és termékjellemzők prioritásait.

Tartalom

Mi a priorizálás?

A priorizálás minden vállalkozásban jellemzően azt jelenti, hogy az első dolgokat az elsők között kell elvégezni. Mint irányítási folyamat, a priorizálás a tételek egy sorának értékelését jelenti, rangsorolva azokat a sürgősség és a fontosság sorrendjében. A priorizálás általában meghatározza a különbséget a siker és a kudarc között bármely szervezeti projektben. Sok vállalat azonban nem fordít rá elég figyelmet.

A feladatok, üzleti célok, termékjellemzők vagy követelmények priorizálásával növelheti a projektek sikerességi arányát. Ez a folyamat felgyorsítja a végrehajtási gondolkodásmódot és a vállalati kultúrát.

Prioritás a termék/projektmenedzsmentben

Az agilis szoftverfejlesztésben használt egyik alapvető artefaktum a product backlog. A termékcsapatok a következő sprintben elvégzendő történetpontok vagy feladatok forrásaként állítják össze. Mielőtt bekerülne a backlogba, minden feladatot (vagy bármilyen elemet) priorizálni kell, hogy meghatározzák, mi tűnik a legésszerűbbnek, vagy mi szolgáltatja a legnagyobb értéket.

Mellett a prioritások kezelésének képessége határozottan segít, amikor a Scope Creep problémával küzd, és megpróbálja optimalizálni és megmenteni a projektjeit.

Top-5 prioritási technika minden célra: A legegyszerűbbtől a legösszetettebbig

A megérzésre hagyatkozás gyakran veszélyezteti a projektet. Ezért a termék- és projektmenedzsereknek, akik jellemzően felelősek a feladatok rangsorolásáért a backlogban, folyamatosan erősíteniük kell szakmai képességeiket és tudásukat a népszerű priorizálási technikák és keretrendszerek erejével.

Itt a leggyakoribb priorizálási technikák és módszerek listája, amelyek a 2020-as évben mindenképpen hasznosak lesznek.

Az egyes módszerek rövid ismertetése után szubjektív értékelésünket adjuk meg arról, hogy mennyire egyszerű vagy bonyolult a módszer, csillagok szerint rangsorolva őket

MoSCoW

A projektmenedzsment környezetben az egyik legnépszerűbb és a termékek priorizálásának legegyszerűbb megközelítése egy négy prioritási kategóriát kombináló betűszóból áll össze:

A módszer használatával könnyen értékelheti minden feladat relatív fontosságát. A MoSCoW egyaránt népszerű az agilis szoftverfejlesztési gyakorlatokat alkalmazó vállalatok és a vízesés-fókuszú csapatok körében.

A technika azt kínálja, hogy minden történetpontot a következő kategóriákra bontunk:

  • A “Must” a kötelező elemekről szól. Ha elhagyod őket, az aktuális sprint nagy valószínűséggel kudarcot vall.
  • A “Should” a nagyszerű, de nem a legmagasabb prioritású elemeket jelenti. Nincs nagy hatásuk a teljesítésre, azonban meg kell valósítani őket.
  • A “lehetne” elemek a lényeges, kis léptékű fejlesztéseket képviselik. Nem igényelnek jelentős erőforrásokat, és hiányuk nem befolyásolja jelentősen a kiadást.
  • A “Would” a legkevésbé fontos elemekről szól. Könnyen elhagyhatók vagy átütemezhetők a későbbi kiadásokra.

MoSCoW előnyei:

  • Működésbarát és egyszerű.
  • A módszer nem igényel mély megértést vagy bonyolult számításokat.
  • Elősíti a kölcsönös megértést a csapat és az érdekelt felek között.
  • Gyors és átlátható ütemezés.

MoSCoW hátrányai:

  • A nagy egészre való összpontosítás hiánya.
  • A megvalósítás gyenge következetessége.
  • A módszer nem vezeti be a feladatok sorrendiségét és hiányzik a tervezés.

Egyszerűség:

Érték vs. bonyolultság mátrix

Ezt a könnyített módszertant széles körben használják a termék- és projektmenedzserek a termék ütemtervében szereplő funkciók értékelésére. A Value vs Complexity (Érték vs. Komplexitás) a fejlesztés üzleti és technikai szempontjainak kiegyensúlyozott megközelítését igényli.

A keretrendszer az Eisenhower-mátrixon alapul, ahol a funkciókat négy kvadránsban osztják el, két dimenzióval: érték és komplexitás. A technika szerint a legnagyobb értékű és legkevésbé összetett feladatokat végzik el először.

Az Eisenhower-mátrix

A termékcsapat megbecsüli a funkciók Értékét, a kritériumokat pedig a csapat önkényesen határozza meg. Jelenthetik az ügyfelek elkötelezettségét, megtartását, az ügyfélszerzési potenciált, a piaci keresletet, a várható bevételt és így tovább.

A csapat megbecsüli a funkció teljes költségét, és azt a megvalósításához szükséges Komplexitás helyettesítőjeként ábrázolja.

Az érték vs. komplexitás előnyei:

  • Nincs szükség részletes számításokra.
  • Nagyfokú rugalmasság.

Value vs Complexity hátrányai:

  • Subjektív jelleg.
  • A módszer meglehetősen időigényesnek tűnik a kiterjedt termékjellemzőkkel rendelkező nagy termékcsapatok számára.
  • Magas költségű koordinációs kiadásokat igényel.

Egyszerűség:

Kano modell

A technika a felhasználóknak a termék jellemzőivel és viselkedésével való elégedettségének különböző szintjein alapul. A módszer szerzője Noriaki Kano japán kutató, aki az 1980-as években írta le a modelljét.

A Kano-modell megvalósításának különböző módjai vannak. Az egyik változat a felhasználói backlog elemek felosztását kínálja a következő kritériumok szerint: Muszáj, Vonzó, Egydimenziós, Közömbös és Fordított.

A felhasználói elégedettségen alapuló technika a priorizálás előtt felmérések és felhasználói interjúk elvégzését igényli.

  • Muszáj funkciók – az ügyfél csak akkor tartja működőképesnek a terméket, ha ezek a funkciók szerepelnek benne.
  • Az egydimenziós funkciók nem “kötelezően szükségesek” a munkához, de az ügyfelek számára rendkívül kívánatosnak tűnnek.
  • A vonzó funkciók célja az extra elégedettség növelése. Jellemzően váratlanok, de “nice-to-have”.
  • A közömbös jellemzők a lehető legkisebb hatással vannak az ügyfelek elégedettségére, és valójában nem képviselnek értéket.
  • A fordított jellemzők a legbosszantóbbak. Általában negatív hatással vannak az ügyfelek elégedettségére.

A Kano-modell előnyei:

  • Kiemeli a termék erősségeit és gyengeségeit.
  • A termékjellemzők rangsorolása értékük alapján.
  • A termék illeszkedésének meghatározása a fejlesztés korai szakaszában.
  • Folyamatos felhasználói visszajelzés.

A Kano modell hátrányai:

  • Nincsenek részletek a szükséges erőforrásokról.
  • A modell nem veszi figyelembe az időt és a költségeket.
  • Időigényes gyakorlat.
  • A vevők véleménye általi korlátozás.
  • Az összes műszaki fogalmat külön-külön kell tárgyalni.

Egyszerűség:

ICE priorizálás

Az ICE pontozási prioritási modell a Sean Ellis által leírt koncepció. Az ICE pontozás alkalmazásához ötletenként kell kiszámítani a pontszámot a következő képlet szerint:

ICE = Hatás* Bizalom* Könnyűség

ahol:

  • A hatás azt mutatja, hogy egy adott ötlet mennyire befolyásolja pozitívan azt a kulcsfontosságú mérőszámot, amelyet javítani akarsz.
  • A bizalom azt mutatja, hogy mennyire vagy biztos a hatásban. Valamilyen módon a megvalósítás egyszerűségét is tükrözi.
  • Egyszerűség a megvalósítás egyszerűségét mutatja.

A módszer szerint az értékeket egy 1-10-ig terjedő relatív skálán értékeli, hogy egyiket se súlyozza túl. Megválaszthatjuk, hogy mit jelent az 1-10, amíg az értékelés következetes marad.

ICE előnyei

  • Kényelmes mátrix formátum
  • A módszer hasznos a megvalósítandó, de ugyanazon erőforrásokért versengő feladatok szétválogatására.
  • A módszer lehetővé teszi, hogy a legjobb ötletek kerüljenek a csúcsra, bárhonnan is jöttek.

ICE hátrányai

  • Redundáns szubjektivitás.
  • Az ugyanazt a funkciót ugyanaz a személy különböző időpontban különbözőképpen pontozhatja.
  • Amikor az emberek tesztelésre pontoznak egy funkciót, mindannyian különbözőképpen fogják pontozni.

Egyszerűség:

RICE priorizálás

A RICE technika meglehetősen időigényes, de kiegyensúlyozott prioritási megközelítésnek tűnik érett termékek esetében. Ez a rangsorolási módszer számításokat tartalmaz, ezért nem tekinthető egyszerűnek. Emellett nem alkalmazható minden priorizálási esetben.

A RICE lehetővé teszi a hatékony csapatok számára, hogy a terméket különböző oldalról részletesen megvizsgálják.

A betűszó magában foglalja: Reach (Elérés), Impact (Hatás), Confidence (Bizalom) és Effort (Erőfeszítés) – az egyes funkciók külön-külön történő becslésére szolgáló tényezők.

  • Az elérés azt mutatja, hogy hány ember képes használni egy adott időszakban. Ezt a paramétert a Napi vagy Havi aktív felhasználók mérőszámokkal értékelik.
  • A hatás a funkció hozzájárulását tükrözi a termék általános promóciójához.
  • A bizalom akkor jön a segítségére, ha Ha úgy gondolja, hogy egy projektnek hatalmas hatása lehet, de nincsenek adatok, amelyek ezt alátámasztanák. Segít megbecsülni, hogy mennyire biztos az adott funkció hasznosságában.
  • Az erőfeszítés a termék- és mérnöki csapatok által ráfordított időt mutatja. Az igényektől függően “személyhónapok”, hetek vagy órák számában becsülhető.

Vegyük a javasolt funkciókat, rangsoroljuk őket a Reach, Impact, Confidence és Effort kritériumok alapján, és a pontszámok alapján döntsük el, mely funkciókat vágjuk ki. A képlet így néz ki:

RICE= Reach*Impact*Confidence/Effort

Minél nagyobb az arány, annál magasabb a prioritás.

RICE előnyei:

  • Átfogó képet nyújt.
  • Releváns mérőszámok és számok.
  • A felhasználói élményt nagyon fontosnak tartja.

RICE hátrányai:

  • A modell időigényes.
  • Sok számítás.
  • Az adatoktól függ, amelyekkel esetleg nem rendelkezik.
  • Nem mindig világos, hogy ki a felelős ezért.

Egyszerűség:

Ezek közül néhány prioritási módszertan alkalmazásával a vállalatok megtanulják, hogy a prioritások felállítása és megváltoztatása a szervezeti élet alapvető ténye.

Hatásos alkalmazás esetén a prioritási keretek alapvetően megváltoztatják a vállalatokat, de csak akkor, ha a felsővezetés foglalkozik a nehéz döntésekkel.

Mely prioritási technikákat alkalmazta már? Sikeresek voltak a tapasztalatok?

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.